Google Drive incluido en Google Workspace es una potente herramienta para almacenar archivos en la nube y colaborar con tu equipo en tiempo real. Esta guía te enseñará a aprovecharlo al máximo.
Beneficios de Google Drive para equipos
✓ Almacenamiento centralizado: Todos los archivos en un solo lugar
✓ Colaboración en tiempo real: Varios usuarios editando simultáneamente
✓ Historial de versiones: Recupera versiones anteriores
✓ Acceso desde cualquier lugar: Móvil, web, escritorio
✓ Sin envío de archivos por email: Comparte enlaces directos
✓ Seguridad: Control total sobre quién ve y edita
Cómo compartir archivos correctamente
Compartir con personas específicas:
1. Click derecho en el archivo/carpeta
2. "Compartir"
3. Añade emails de tu equipo
4. Define permisos:
- Lector: Solo ver
- Comentador: Ver y comentar
- Editor: Editar libremente
5. Añade mensaje opcional
6. Enviar
Compartir con enlace:
- Genera enlace directo
- Opciones: Restringido / Cualquier persona con enlace / Público
- Recomendado: "Cualquier persona de [tudominio.com] con enlace"
Organizar carpetas compartidas
Crear estructura de equipo:
Mi unidad/
├─ Proyectos/
│ ├─ Cliente A/
│ └─ Cliente B/
├─ Documentos compartidos/
├─ Plantillas/
└─ Recursos/
Unidades compartidas (antes Team Drives):
- Para equipos completos
- Propiedad del equipo, no individual
- Persiste aunque alguien deje la empresa
- Permisos por niveles
Edición colaborativa en tiempo real
Google Docs:
- Múltiples cursores visibles
- Comentarios contextuales (@menciones)
- Sugerencias de edición
- Chat integrado
Google Sheets:
- Hojas de cálculo compartidas
- Actualizaciones instantáneas
- Gráficos colaborativos
Google Slides:
- Presentaciones en equipo
- Modo presentador compartido
Control de versiones
Ver historial:
1. Archivo > Historial de versiones
2. Ver todas las versiones
3. Restaurar cualquier versión anterior
4. Ver quién hizo cada cambio
Nombrar versiones importantes:
- Útil para hitos del proyecto
- "Versión final cliente"
- "Aprobado 19-Nov-2025"
Integración con Gmail
- Adjunta desde Drive sin enviar el archivo
- Archivos grandes sin problemas
- Receptor siempre tiene última versión
- Controla permisos post-envío
App de escritorio
Google Drive para escritorio:
- Sincroniza Drive como disco local
- Acceso offline a archivos
- Ahorra espacio (streaming)
- Copia de seguridad automática
Buenas prácticas
✓ Usa nombres descriptivos
✓ Mantiene estructura organizada
✓ Revisa permisos regularmente
✓ Elimina duplicados
✓ Usa colores para categorizar
✓ Marca con estrella archivos importantes
✓ Aprovecha búsqueda avanzada
Solucionar problemas
No puedo acceder a archivo compartido:
- Verifica tu email de acceso
- Pide al propietario verificar permisos
- Comprueba restricciones de dominio
Espacio insuficiente:
- Revisa espacio usado: drive.google.com/settings/storage
- Elimina archivos grandes innecesarios
- Vacía papelera
- Contacta administrador para ampliar
No sincroniza:
- Verifica conexión internet
- Reinicia app Drive
- Comprueba espacio en disco local
Soporte
Soporte Wesped: soporte@wesped.com
